¿Qué son las rondas de negocios?

Las Rondas de Negocios son eventos donde los empresarios se reúnen a hacer negocios, hay ofertas y demandas de productos y servicios, y es un lugar propicio para hacer networking.

Las rondas de negocios pueden ser nacionales o internacionales, sectoriales o multisectoriales, privadas o públicas, gratuitas o pagas, etc. Cada organizador es quien decide qué tipo de ronda va a organizar, y de acuerdo con esa decisión, es la convocatoria.

En este artículo, vamos a hablar solo de las rondas internacionales, que son las de interés para los exportadores.

En general, las rondas son organizadas y convocadas por instituciones públicas o privadas, o en colaboración entre ambas. No hay una exigencia legal al respecto, pero la realidad es que una empresa tiene una llegada menor, territorialmente hablando, que una institución. Y de la participación, depende el éxito de las rondas. Tengamos en cuenta que el que participa, lo hace con una clara intención de comprar o vender, es decir que si la expectativa al respecto es baja, no tendrá gran alcance.

A mi entender, un desacierto usual, es no continuar con las convocatorias por haber tenido una primera experiencia de bajo éxito. Como comenté, el participante tiene una alta expectativa de compra o venta, por lo que sí es una ronda nueva, es más difícil que participe, en contraposición a una ronda ya conocida.

Existen rondas sectoriales que son las más frecuentes o multisectoriales. Por ejemplo, en una sectorial de productos químicos veremos que convergen productores y proveedores de insumos o servicios exclusivamente de ese sector. En las multisectoriales, generalmente participan empresas de productos y servicios de casi todos los rubros. Son rondas muy ricas en cuanto a sus participantes, donde el inscripto busca contactar con todo tipo de contraparte. Por ejemplo, un industrial ofrece sus productos manufacturados, y demanda servicios, y puede encontrar todo en un mismo evento. Lo más difícil, es hacer coincidir las partes, el organizador tiene que armar las reuniones de acuerdo a los pedidos. Es poco probable que se puedan concretar el 100% de las reuniones a las que se aspira, y por otra parte hay que tener en cuenta que también se debe estar abierto a reuniones con empresas que quieran ofrecernos sus productos y servicios.

La figurita difícil en la ronda son los compradores, ellos siempre van a correr con la ventaja de tener la mayor cantidad de opciones para elegir. Generalmente en las rondas internacionales, el comprador es local, el que visita su país es el vendedor, pero hay ferias que por su prestigio, o porque el organizador los convoca puntualmente, los compradores son del exterior, como ocurre en las rondas de negocios durante la Semana COMEX en Santa Fe.

Rondas como las organizadas por CAINCO, en el ámbito de la feria Expocruz de Santa Cruz de la Sierra, Bolivia, son rondas multisectoriales ya reconocidas, donde participan compradores de diferentes países, buscando a los vendedores que se acercan a esta exposición. Esta modalidad de feria internacional y rondas de negocios en paralelo es una modalidad habitual. Pero de la participación en ferias y exposiciones internacionales hablaremos en otra edición.

En Argentina, existen tres rondas de las que me gusta participar con frecuencia, y son las organizadas por el Ministerio de Producción de PBA en colaboración con el Municipio de Pilar; las organizadas por la Cámara de Comercio de Santa Fe durante la Semana COMEX, y las organizadas por la Cámara PyME de Pilar. Estas rondas tienen años de trayectoria y son reconocidas en su ámbito, con gran participación de contrapartes.

 

Prepararse para vender

Para ponernos en situación, hay que tener en cuenta, además de la expectativa del empresario de vender o comprar, que en general se realiza una interesante inversión en cuanto a tiempo, recursos, etc. Desde el costo de la inscripción, hasta el tiempo dedicado a las rondas sin estar en la empresa, pasando por el costo del viaje, hospedaje en el exterior, almuerzos etc. A modo de ejemplo, participar de las rondas de CAINCO en Bolivia implica una inversión aproximada de U$D 3.000,- dólares, sin tener en cuenta gastos de personal contratado u honorarios de un representante si hemos contratado este servicio. Claramente deberíamos hacer todo lo posible para maximizar el resultado de esa inversión para que no se convierta en un gasto. 

Mi primera recomendación es confirmar la participación en una feria ni bien se abre la inscripción debido a varias razones.

Por un lado, las reservas aéreas y hoteleras van a ser más económicas. Los organizadores suelen tener convenios con hoteles locales con descuentos, o suelen recomendar algún hotel en particular. Es aconsejable buscar uno donde se hospede la gente que participa en la ronda, dado que hay mejores opciones de traslado o bien porque se encuentra en las cercanías del predio. Otro motivo no menos importante es la posibilidad de encontrarnos en el desayuno o cena con otros participantes.

Mi segunda recomendación es en cuanto a la preparación del material que vamos a utilizar: catálogos, muestras, folletos, tarjetas, etc. Algo que sea simple de mostrar, y cómodo para trasladar y que no genere inconvenientes al cruzar la frontera. Conocer la legislación del país que vamos a visitar en cuanto a folletería y muestras, es fundamental ya que evita problemas en la aduana. En el caso de alimentos perecederos envasados, una buena opción es llevar envases vacíos como para mostrar el packaging. El objetivo, es lograr el mayor impacto en el menor tiempo posible, la organización dependerá del tipo de ronda, y del producto que estamos ofreciendo.

Una vez conocidas las contrapartes con las que nos vamos a reunir, recomiendo hacer inteligencia comercial e investigar todo lo que se pueda sobre la empresa e incluso sobre la persona con la que nos vamos a reunir. Las redes sociales, como Linkedin, y muchas otras redes, nos brindan información muy valiosa. Cuanto más sepamos, mejor.

Recordemos que en este tipo de encuentros no hay espacio para charlas extendidas, los tiempos son reducidos por eso debemos tener el máximo conocimiento sobre nuestro producto como así también sobre posibles preguntas que podría hacernos nuestro comprador. Este no es un lugar para responder con un tal vez, quizás o déjame averiguar.

 

Durante la ronda

Ya estamos listos, tenemos confirmada la participación, los pasajes, el hotel, las muestras y videos listos, tarjetas, etc. Ya investigamos a las contrapartes, pues es hora de empezar. ¡No nos olvidemos de los documentos! Por las dudas, siempre DNI y pasaporte, incluso licencia de conducir. Perder o sufrir un robo de documentos en el extranjero, es realmente un contratiempo, es mejor tener más de un documento que confirme nuestra identidad.

 Es necesario que sepamos que no hay una sola forma de organizar las rondas, cada organizador las prepara de acuerdo a su idea de cómo debería desarrollarse. En algunas las contrapartes confirman el mismo día de las reuniones, y en otras con varios días de anticipación.

Tiempo antes del evento, el organizador envía la lista de participantes con el detalle de lo que ofrece, y de lo que busca, rubro de actividad, productos, etc. Sobre esa lista, elegimos las contrapartes con las que queremos reunirnos. En general, que nos confirmen un 70% de las empresas que pedimos, es un buen porcentaje. De todas maneras, tenemos que investigar a todas.

Cuando tengamos la lista de participantes, vamos a tener que chequear que hace cada empresa y seleccionar las que más nos interesen.

Una vez confirmadas todas las reuniones vamos a unirlas con la de aquellos que quieren reunirse con nosotros. Quizás no sea de nuestro agrado, pero hay que recordar que todos estamos allí para vender y que lo que tal vez no nos sirve hoy, mañana podría sernos de utilidad, siempre puede salir algo bueno de estas charlas.

En general estos encuentros no duran más de 15 minutos en total, es decir que necesitamos tener preparado un speech concreto y corto. En las rondas mejor organizadas, el tiempo lo marca el organizador. Cada 15 minutos suena una alarma, que nos avisa que debemos abandonar esa mesa e ir a la siguiente. Es una dinámica muy ágil, y también agotadora.

Las mesas van cambiando razón por la cual por la cual recomiendo llevar una tablet con el catálogo del producto o prestación del servicio. Esas imágenes o video que mostremos, debe ser un complemento a nuestro speech, insisto en recordar que el total del tiempo es de 15 minutos dentro de los cuales está el tiempo de preguntas y consultas por parte del posible comprador. Este no es el momento para hablar de los fundadores de la empresa ni la trayectoria, es el momento del producto o servicio. Una folletería bien descriptiva es un excelente complemento para entregar junto con una tarjeta personal. Tengamos en cuenta que esa contraparte, seguramente se reunió con otras 10 o 20 empresas durante las 3hs que suelen durar las reuniones. Es muy probable que poco se acuerde de nuestro producto, así que la información gráfica que le entreguemos tiene que invocarle nuestra presentación.

Fundamental es enviar a una persona idónea, con el 100% de conocimiento del producto, temas comerciales, de entrega, de capacidad de producción, etc  y preferentemente que tenga poder de decisión. La vestimenta debe ser formal y cómoda. Comer con moderación para evitar cansancio o malestar. Mantenerse hidratado ya que el consumo de energía es alto.

Es muy común que haya empresas que no se presentan a la cita. Si eso ocurre mi consejo es recorrer las mesas del evento en general, intentando conocer gente, intercambiando tarjetas. Recordemos que todos estamos allí para hacer negocios. Así como a nosotros se nos puede cancelar una cita, lo mismo podría ocurrirle a ese comprador que tanto queríamos contactar y no se nos dio la oportunidad. Estemos atentos y no perdamos esa oportunidad en caso de verlo sentado solo.

Por último recomiendo llevar un cuaderno chico, tamaño agenda, o algo donde podamos anotar datos puntuales de las reuniones que pueden ser importantes.

 

Después de la ronda

Una vez terminado el evento, habremos conocido mucha gente y acumulado una cantidad enorme de tarjetas. Lo primero que debemos hacer es empezar a trabajar esa información: agendar los contactos, analizar productos que nos puedan haber interesado, verificar a nuestros posibles compradores, preparar presupuestos o enviar cualquier información que nos hayan solicitado. También es momento de enviar un mail, recordándole a cada persona quiénes somos, dónde nos conocimos, cuál es nuestro producto o servicio, de forma tal que nos recuerden y tengamos otro canal de contacto más personalizado.

Luego, ya con más tiempo, recomiendo volver a revisar la lista inicial de participantes para identificar alguna empresa que nos pueda interesar como cliente y que la hayamos tenido que dejar afuera de la selección, es un buen momento para contactarlos con alguna mención acerca del evento.

Es fundamental estar bien preparados para participar en las rondas de negocios, recordando que es la primera imagen la que cuenta. Nuestro objetivo es lograr que sea una inversión y no un gasto.

 

*proyecto exportador*(leer nota anterior aquí)

 

Fuente: www.NetNews.com.ar